دبیرخانه معاونت آموزشی

دبیرخانه یک واحد مستقل معاونت آموزشی می باشد که وظیفه اصلی که آن ثبت و بایگانی نامه های اداری، گردش کار مکاتبات اداری و همچنین نظارت بر حسن گردش نامه هایی که در معاونت وارد و صادر می شود، است.

شرح وظایف دبیرخانه

• واحد دبیرخانه باید تمامی نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌هایی را که ارسال یا دریافت می‌شود، از نظر وجود امضاء، صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت وجود پیوست یا ضمیمه) و … مورد بررسی قرار دهد. همچنین، واحد دبیرخانه باید ارتباط اسناد مذکور را با سازمان دریافت کننده آن بسنجد و تنها در صورت وجود ارتباط، برای ارسال آنها اقدام کند.
• ثبت نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها (اعم از وارده و صادره) در دبیرخانه
• جداسازی و توزیع نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها بر اساس ضوابط و گیرندگان آنها
• پیگیری سوابق نامه‌ها، پرونده ها و مستنداتی که توسط واحدها درخواست می‌شود و ارسال برای آنها
• دسته‌بندی و نگهداری تمامی نامه‌ها، مستندات، پرونده‌ها و سوابق مطابق اصول بایگانی و مقررات دانشگاه
• تشکیل پرونده‌های اداری، نگهداری آنها، تقسیم آنها به انواع جاری و راکد، ارائه آن به واحدهای درخواست‌کننده و حذف سوابق پس از پایان زمان تعیین شده برای نگهداری آنها
• حفظ محرمانگی مستندات و مدارک طبقه‌بندی شده دانشگاه
• استانداردسازی و یکپارچه‌سازی فرآیند بایگانی و امور دبیرخانه در واحدهای مختلف